Algunos organismos oficiales(ayuntamientos, universidades, juzgados, etc.) poseen impresos con las casillas necesarias para la redacción de actas que realizan con determinada frecuencia.
Las actas tienen carácter obligatorio para las sociedades mercantiles. Además lo llevan las corporaciones, asociaciones y comunidades de propietarios.
En toda reunión se comienza dando lectura al acta de la sesión anterior con el fin de que ésta sea aprobada por los asistentes o expongan sus reparos. Se hará constar, si es aprobada o si se formula alguna enmienda.
Seguidamente, debe entrarse a discutir cada uno de los asuntos que figuran en el orden del día, tomando nota el Secretario(a cuyo cargo está la redacción de las actas) de cuantos intervienen en los debates, de lo manifestado por cada uno de ellos, así como del resultado de las votaciones que se celebren.
El margen izquierdo es un tercio de la anchura, y en él se relacionarán los asistentes, si bien en las sociedades anónimas se hace constar el total de accionistas asistentes con el número de acciones de las que son propietarios o que representan.
Contenido: Consta de encabezamiento, cuerpo y pie.
Encabezamiento: Se escribirá el nombre de la sociedad, y el número de la misma en determinados casos, siendo siempre correlativos. Carece de membrete si se usa el libro de actas. Se especificarán todos los datos relacionados con la empresa, como pueden ser la dirección en donde se efectúa la reunión, la localidad, la convocatoria (primera o segunda), el día, mes y año. Además los asistentes, en número o porcentaje.
Cuerpo: Es el verdadero contenido de la reunión.
Se insertarán los puntos de orden del día, correlativos según prioridad. Se tendrá en cuenta la hora en que comienza la reunión o asamblea, quién abre la sesión y, a continuación, el resumen de los debates, separando convenientemente los asuntos tratados, y por el orden en que lo haya sido.
Pie: Se indica la hora en que finaliza la sesión y quién levanta la misma, a continuación la fecha en letras, si no se ha indicado, previamente, en el encabezamiento.
Finalmente, las actas deben firmarlas a quienes corresponda hacerlo, normalmente el secretario y visto bueno del presidente( VºBº).
Citaciones y convocatorias para reuniones y juntas: Es conveniente que se ajusten a los formatos del oficio y las cartas. Se harán constar los siguientes datos:
- Membrete del órgano, sociedad, etc., para el que se hace la citación o convocatoria.
- Membrete del órgano, sociedad, etc., para el que se hace la citación o convocatoria.
- Día, hora y lugar de la reunión.
- Texto y fecha de la convocatoria, firmada por el secretario.
- Dirección del destinatario.
- Orden del día.
En caso de que sea necesaria la presencia de todos los miembros o accionistas, o de un número determinado de ellos, se adjuntará un formulario para la delegación de voto, y se rogará su cumplimentación, en caso de no poder asistir personalmente.
Si son muchas las citaciones o convocatorias que se hacen durante el año, es conveniente tener impresos adecuados, a fin de simplificar el trabajo.
La redacción de un acta es una labor delicada, pues ha de ser un fiel reflejo de lo ocurrido y de los acuerdos tomados. En ella se expone solamente la esencia de las intervenciones, ante la imposibilidad de tomar literalmente y por completo las intervenciones de los asistentes.
Las actas se escriben con una redacción clara, y en ellas no se deben usar términos que pudiesen ser equívocos, dada la importancia de los asuntos tratados.
Ejemplo de Encabezamiento:
* En la ciudad de Santa Cruz de Tenerife, a las cinco de la tarde del día quince de enero de mil novecientos noventa y cinco, se reunió en su local social el Consejo de Administración de la Sociedad Anónima, Solución, S.A., para celebrar junta general ordinaria en primera convocatoria con la asistencia de los señores consejeros indicados al margen, para tratar de los asuntos consignados según el orden del día en la acta número 215...
Ejemplos de Pie:
* Y no habiendo mas asuntos que tratar se levantó la sesión a las veinte horas del día y en el lugar antes indicado, de todo lo cual yo, como Secretario certifico.
* Siendo las catorce horas, el Sr. Presidente considera que los puntos tercero y sexto se aplacen para la próxima Junta Ordinaria levantándose la sesión en el lugar y fecha en principio indicados.
* Sin mas asuntos que tratar, por el Sr. Presidente se levanta la reunión a las doce horas en el lugar y fecha antes citados, de todo lo cual yo, como Secretario, doy fe.
* Y sin más asuntos que tratar, da por finalizada la sesión, siendo las catorce horas.
Actividad en el aula: Redactar en el libro de actas la reunión que tuvo lugar en los salones sociales de la empresa NATURA LIFE,S.L. Reflejar las intervenciones de los diferentes socios respecto a la viabilidad de la empresa y el despido de 15 trabajadores de la empresa. Imaginar esta escena y reflejarla en el acta.
