La reunión es una técnica que permite que personas con objetivos comunes intercambien información y lleguen a compromisos colectivos para conseguir metas fijadas. Es un instrumento de trabajo vital en la empresa: cubre sus necesidades de relación interpersonal y contribuye a mejorar el trabajo individual. Para que una reunión sea eficaz es necesario que esté bien preparada, que las circunstancias que influyen en su desarrollo - local donde se celebra, duración, asistentes, material de apoyo - hayan sido correctamente tratados y, especialmente, que el conductor de la reunión conozca y aplique adecuadamente las técnicas de dinamización.
Las fases de preparación de una reunión pasan en primer lugar por la elección del tema y la definición del objetivo de la reunión. Posteriormente se dispondrá la documentación que ha de entregarse a los asistentes así como el orden del día que se utilizará en la reunión. Después se determinarán los asistentes - cinco como mínimo suele ser la norma general - el local - es necesario que sea cómodo, bien iluminado, sin ruidos - y el resto de recursos materiales: pizarras, gráficos, diapositivas, transparencias …
El convocante de la reunión pasará más tarde a citar a quienes le interesa que asistan fijando la fecha, hora, duración y lugar; indicando el tema y el objetivo, la lista de participante y sus datos principales y el orden del día. Es bueno también pedir la confirmación de asistencia.
La reunión debe durar entre una y dos horas para que sea eficaz. Si es más corta será difícil tomar decisiones y si se alarga, el cansancio y la fatiga conducen al enfrentamiento de posturas o a la pérdida de interés. Nunca deben ser convocadas al final de la jornada, ya que está comprobado que el cansancio reduce su eficacia.
Existen diversos tipos de reuniones:
* La más simple es aquella en la que su conductor se limita a informar sobre órdenes, normas y cambios en procedimientos y los asistentes únicamente piden aclaraciones. A éstos no se les pide que sean activos y creativos sino que escuchen al director del encuentro e intervengan sólo si tiene dudas.
Resulta de mucha utilidad disponer de documentos y medios audiovisuales para exponer la información de una manera más clara y eficaz. La fase de ruegos y preguntas es de gran importancia porque la escucha es selectiva y con frecuencia los mensajes no se interpretan de forma correcta.
* Otro tipo de reunión que no entraña muchas dificultades para su conductor es la que se convoca para recabar las opiniones de los participantes. El moderador, que debe ser hábil como entrevistador, tiene que fomentar un clima de confianza mutua en un ambiente de comunicación favorable, mostrando interés por el asunto de la reunión y la situación personal o profesional de los trabajadores. Ha de evitar demostrar actitudes amenazantes o acusadoras para no amedrentar a los asistentes que pueden llegar a temer el ser juzgados.
La habilidad del moderador evitará que los asistentes tengan una sensación de interrogatorio. A menudo resulta especialmente útil apoyarse en la comunicación no verbal como ayuda para fomentar la participación, en la habilidad para utilizar las preguntas y en la capacidad para evitar enfrentamientos personales.
* Las reuniones más complejas son aquéllas donde se trata de analizar un tema de interés común - una nueva estrategia comercial, por ejemplo - y donde el objetivo es llegar a conclusiones o acciones aceptadas por todos. Se trata de un auténtico debate entre profesionales cuya característica diferencial respecto de otro tipo de reunión es que todos los participantes suelen disponer de voz y voto.
En la fase preparatoria de una reunión debe cuidarse especialmente la elección del objetivo y los participantes, la madurez del tema a tratar y la disposición del local, optando por una mesa de estructura circular u oval. Los asistentes deben ser compatibles en cuanto a competencia profesional y personalidad. Deben seleccionarse aquellas personas cuya experiencia profesional sea más apropiada para el tema.
El moderador de un debate de estas características debe tener presente una serie de normas fundamentales: procurar que intervengan todos los asistentes, no tomar partido por ninguno de ellos, centrar frecuentemente la reunión en el objetivo, evitar que algunas personas acaparen la discusión, no ridiculizar a nadie y controlar el tiempo de la reunión.
El principal recurso con el que cuenta el moderador para iniciar, dirigir y controlar la reunión es la utilización eficaz de las preguntas. Éstas pueden ser generales, esto es, dirigidas a todos los asistentes con el fin de recoger información y estimular la participación; directas, cuando son formuladas a un participante concreto; abiertas, esto es, dirigidas a todos los asistentes para incitar a la creatividad y la reflexión, y cerradas, lo que quiere decir que sólo admiten como respuesta el “si” o el “no”.
El conductor de la reunión debe recordar periódicamente los progresos parciales conseguidos, tratará a cada participante según su manera de ser y procurará que nadie se considere el mejor. Están reunidos porque en grupo se llega a mejores soluciones que de forma individual.
Los problemas que se pueden encontrar durante el desarrollo de un debate se refieren a los objetivos propuestos, a los métodos de trabajo, procedimientos de discusión y organización del grupo, y a los problemas de orden psicológico que impiden la intervención activa de los participantes.
La reunión se desarrolla de forma fructífera cuando los asistentes exponen su punto de vista, responden a las preguntas formuladas, exponen sus conocimientos y aportan un ejemplo determinado para alcanzar el objetivo del encuentro. Si éste está mal definido, se rechaza o no se sigue el plan, los participantes se salen del objetivo de la reunión.
Para que esto no ocurra debe proponerse el objetivo y el plan de trabajo, recordar al grupo sus decisiones, replantearse el problema, reformularse preguntas, solicitar la opinión de los que no intervien y proponer nuevos métodos.
Existen problemas de orden psicológico que dificultan la producción del grupo: el desinterés, la acaparación de la discusión por parte de algunos, la formación de grupos de oposición y las rivalidades. El moderador deberá proceder a lo que los técnicos llaman la regulación, esto es, explicar las razones de una intervención, evitar la falta de confianza, resolver conflictos y aclarar las equivocaciones no técnicas.
El intento de regulación ocasiona a veces problemas mayores, por lo que el moderador debe tener habilidades y conocer la personalidad de los participantes. El papel del director de una reunión no es hacer de profesor.
Su tarea consiste en lograr que el grupo cumpla sus objetivos determinados, utilizando para ello las técnicas descritas y que van desde el suministro de información y el encauzamiento de la discusión hasta la sistematización de las aportaciones individuales y la motivación de los diversos componentes del grupo. Dicho en otras palabra, la misión del director de una reunión es aprovechar la experiencia del grupo, estimular su interacción y guiarlo hacia objetivos comunes.
Actividad en el aula:
*Consideras necesarias y productivas las reuniones. Piensas que deben ser preparadas previamente. En una reunión, hay una persona que siempre esta a la contra con tus planteamientos. ¿Cómo reaccionarías ante los demás, sabiendo que nunca cambiará de opinión tu opositor?
